DIRIGER EFFICACEMENT UNE RÉUNION

Par Annie Bienvenue

Que ce soit dans un cadre de travail ou de bénévolat, vous aurez peut-être un jour à animer une rencontre ou une réunion. Lorsqu’elle s’éternise, que l’animateur parle trop ou qu’elle se termine sans conclusion, on lui donne le nom de réunionite. Les gens en sortent déçus, pour le moins… À l’opposé, une réunion efficace est le meilleur moyen de rassembler des gens dans le but de prendre une décision ou d’obtenir différents points de vue sur un enjeu.

Il ne faut pas oublier que les participants prennent du temps dans leur horaire et ils s’attendent donc à ce que la rencontre soit efficace sans quoi ils ressentiront de la frustration. L’inefficacité aura aussi des conséquences sur leur engagement en matière de suivis et de présence lors des prochaines réunions. Bien cibler et bien préparer notre réunion est donc essentiel pour en obtenir le plein bénéfice et l’animer de manière dynamique, en respectant de bonnes pratiques, sera gage de succès.

Différents types de réunion

On compte environ six sortes de réunion et chacune a son but propre. Il importe de déterminer quel type vous organisez pour bien en informer les participants. S’ils connaissent la nature de la rencontre, ils n’auront pas d’attentes irréalistes et ne seront pas déçus. Voici les six types de réunions :

De discussion : elle a pour objectif de partager le savoir, les points de vue sur une même sujet. Pour ce faire, chaque participant doit s’être préparé afin de prendre part à la discussion ;

D’information : elle vise à faire connaitre quelque chose. Le participant n’a donc rien à préparer, car c’est l’animateur qui va parler. Il pourra, bien sûr, prendre des notes ;

De formation : elle a pour but de transmettre et d’acquérir du savoir. Le participant s’attend donc à découvrir quelque chose sur un sujet ;

De rétroaction : on y partage de l’information, des opinions, des perceptions sur une expérience commune. Le participant doit connaitre d’avance le sujet pour y réfléchir et se préparer à la discussion ;

De résolution : c’est un moment pour trouver des solutions, prendre une décision et mettre sur pied un plan d’action. Les participants s’attendent donc à avoir des tâches concrètes et à les effectuer dans des délais donnés ;

De créativité : on fait du remue-méninge sans jugement puisqu’il n’y aura pas de prise de décision durant cette réunion. Donc, toutes les idées sont les bienvenues, car elles mènent à un cheminement vers une nouvelle démarche.

Comment se préparer pour sa réunion

Pour que tous les participants s’y préparent bien, il faut déterminer le type de réunion et le sujet. Ensuite, on établit notre objectif. Une fois cela fait, on envoie l’ordre du jour aux participants. Puis, on met au point la documentation et le visuel (au besoin) et on réserve la salle.

Pour que la rencontre se passe bien, il faut suivre l’ordre du jour et avoir la pleine attention des participants. Pour ce faire, il importe de leur faire oublier leur travail et leur stress avant la rencontre. Accueillez-les chaleureusement, offrez-leur un breuvage et questionnez-les sur quelque chose d’important pour eux : leurs dernières vacances, le tournoi de soccer de leur fils… S’ils sont détendus, votre réunion y gagnera en efficacité.

Si vous vous montrez stressé, pressé de débuter la réunion pour en finir, il est sûr que vous ne mettrez pas les gens à l’aise et dans les meilleures dispositions d’écoute. Donc, souriez et soyez relax pour donner l’exemple.

Une fois l’ambiance positive créée, présentez votre sujet, votre objectif, le déroulement de la rencontre et, ensuite, validez tout cela avec les participants pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. De manière à demeurer crédible aux yeux de tous, commencez et terminez la rencontre à l’heure dite, et ce, même s’il manque des gens.

Selon le type de réunion, il sera plus efficace de limiter les interventions à une durée de 30 à 60 secondes. Ce faisant, vous vous assurez que tout le monde participera à parts égales et votre rencontre sera très dynamique. 

En terminant, faites une synthèse de la rencontre et demandez à chaque participant de dire ce qu’il a appris ou de résumer les tâches dont il sera responsable avant la prochaine réunion.

Finissez la rencontre comme vous l’avez commencée : dans une ambiance conviviale. On ne parle plus de la réunion, on laisse de côté nos divergences d’opinions pour redevenir des humains, des collègues.

Une réunion bien préparée et bien ciblée sera satisfaisante pour tous et donnera envie à chacun de continuer à prendre part à vos projets.

Annie Bienvenue
Coach d’affaires, formatrice et conférencière
en communication verbale et non verbale

JPL Communications inc.
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